Recht
Checkliste Belegnachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen
Stand: 6. August 2009
A. Eingangsbemerkung B. Checkliste 1. Beförderungsfall (Lieferant transportiert selbst) 2. Beförderungsfall (Abnehmer holt selbst ab) 3. Versendungsfall 4. Besonderhei bei Neufahrzeuglieferungen an Privatpersonen
A. Eingangsbemerkung Das Bundesfinanzministerium hat am 6. Januar 2009 einen Erlass zu den Anforderungen an den Nachweis der Steuerbefreiung von innergemeinschaftlichen Lieferungen veröffentlicht. Nachfolgend finden Sie eine Checkliste der dort aufgestellten Beleganforderungen. Werden diese in dieser Form nicht erfüllt, kann die Steuerfreiheit im Einzelfall dennoch bei eindeutiger objektiver Sachlage oder unter Vertrauensschutzspekten anerkannt werden. Auch dazu enthält das über die seitliche Linkliste abrufbare Schreiben Hinweise. Die Praxis hat bereits gezeigt, dass die Anforderungen der Finanzverwaltung kaum erfüllbar sind. Ein jüngstes Urteil des Bundesfinanzhofs hat diesen in Teilen bereits auch widersprochen (s. Hinweise im Text). Für denjenigen, der sich jedoch unter dem Gesichtspunkt der Minimierung des Prüfungsrisikos hieran orientieren möchte, nachfolgend eine Übersicht der Anforderungen gemäß dem Erlass vom 6. Januar 2009:
B. Checkliste - Belege zum Nachweis der Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen
1. Beförderungsfall (Lieferant transportiert selbst)
- Doppel der Rechnung,
- Handelsüblicher Beleg, aus dem sich der Bestimmungsortergibt, zum Beispiel Lieferschein,
- Empfangsbestätigung des Abnehmers oder seines unselbständigen Beauftragten.
Erläuterungen:
- Bestimmungsort: EU-Staat und Ort, z.B. Stadt, Gemeinde muss genau bezeichnet sein. Wichtig: Dies gilt auch im Reihengeschäft!
- Empfangsbestätigung: Schriftlich mit Datum und Unterschrift.
- Verbindung des die Bestätigung Ausstellenden mit Abnehmer muss erkennbar sein, dazu erforderlich:
- Identitätsfeststellung über Passkopie des Abnehmers oder Vertretungsberechtigten bzw. Beauftragen
- Bei Vertretungsberechtigten, z.B. Geschäftsführer, zusätzliche Belege, aus denen sich dies ergibt. Bei gesetzlicher Vertretungsmacht z.B. Handelsregisterauszug; bei rechtsgeschäftlicher Vertretungsmacht Vollmacht.
(vgl. zur Einschränkung der Forderung nach dem Vollmachtserfordernis durch den Bundesfinanzhof unten den Hinweis unter 2. b) zu den Abholvollmachten!).
2. Beförderungsfall (Abnehmer holt selbst ab)
- Doppel der Rechnung,
- Handelsüblicher Beleg, aus dem sich der Bestimmungsortergibt, zum Beispiel Lieferschein,
- eine Empfangsbestätigung des Abnehmers oder seines unselbständigen Beauftragten,
- Versicherung des Abnehmers oder seines Beauftragten (Lkw-Fahrer), den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet zu verbringen.
Erläuterungen:
- Bestimmungsort: EU-Staat und Ort, z.B. Stadt, Gemeinde muss bezeichnet sein.
- Empfangsbestätigung: Schriftlich mit Datum und Unterschrift.
- Verbindung des die Bestätigung Ausstellenden mit Abnehmer muss erkennbar sein, dazu erforderlich:
- Identitätsfeststellung über Passkopie des Abnehmers oder Vertretungsberechtigten bzw. Beauftragen
- Bei Vertretungsberechtigten, z.B. Geschäftsführer, zusätzliche Belege, aus denen sich dies ergibt. Bei gesetzlicher Vertretungsmacht z.B. Handelsregisterauszug; bei rechtsgeschäftlicher Vertretungsmacht Vollmacht.
(vgl. zur Einschränkung der Forderung nach dem Vollmachtserfordernis durch den Bundesfinanzhof unten den Hinweis unter 2. b) zu den Abholvollmachten!).
- Versicherung:
a) vom tatsächlichen Abholer- schriftlich,
- mit Datum und Unterschrift,
- Unterschrift muss über Passkopie nachprüfbar sein,
- in deutscher Sprache,
- Ort, an den Ware verbracht wird nach Land und Ort genau bezeichnet.
b) Holt Abnehmer nicht selbst ab, sondern sein unselbständiger Beauftragter (z.B. angestellter Mitarbeiter)zusätzlich:
-
- schriftliche Abholvollmacht des Beauftragten,
- Vollmacht für die konkrete Abholung (allgemeine Vollmacht/Berechtigung Ware in Empfang zu nehmen nicht ausreichend),
- Vollmacht muss Unterschrift des Kunden, d.h. des Vollmachtausstellers enthalten,
- Unterschrift des Vollmachtausstellers unter Vollmacht muss über Passkopie des Vollmachtaussteller nachprüfbar sein,
- zumindest bei Gesellschaften zusätzlich: Nachweis der gesetzlichen Vertretungsberechtigung des Vollmachtausstellers mittels Handelsregisterauszug.
Wichtig: Der zuletzt genannten Forderung des Bundesfinanzministeriums nach Vorlage entsprechender Abholvollmachten wird in einem jüngst, dem Erlass zeitlich nachfolgenden Urteil des Bundesfinanzhofs vom 12. Mai 2009 (Aktenzeichen V R 65/06) widersprochen. Nach der ausdrücklichen Auffassung des Bundesfinanzhofs gehören entsprechende Abholvollmachten nicht zu den Regelanforderungen des Belegnachweises. Dies deckt sich mit der vielfachen Kritik der Wirtschaft an dem Erlass des Bundesfinanzministeriums. Die Reaktion der Verwaltung auf das neue Urteil ist noch abzuwarten. Es ist jedoch davon auszugehen, dass an dem Regelerfordernis entsprechender Vollmachten seitens der Verwaltung nicht mehr festgehalten werden kann.
- Das Doppel der Rechnung und
- einen Versendungsbeleg, insbesondere Frachtbrief (zum Beispiel Eisenbahnfrachtbrief, Luftfrachtbrief), Konnossement, Posteinlieferungsschein oder deren Doppelstücke, wenn sich aus ihnen die grenzüberschreitende Warenbewegung ergibt
- oder, für den Fall, dass die Originalversendungsbelege nicht zur Verfügung stehen durch einen sonstigen handelsüblichen Beleg, insbesondere durch eine Bescheinigung der beauftragten Spedition, der folgende Angaben enthält:
- Name und Anschrift des Unternehmers sowie des Auftraggebers, wenn dieser nicht der Unternehmer ist,
- handelsübliche Bezeichnung und Menge des verbrachten Gegenstandes,
- Ort und Tag der Grenzüberschreitung oder Ort und Tag der Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet
- Empfänger und Bestimmungsort,
- Versicherung des Ausstellers, dass die Angaben in dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind,
- Unterschrift des Ausstellers.
Erläuterungen:
- Frachtbrief: - Muss die Unterschrift des Empfängers tragen, - CMR-Frachtbriefkann nur im Ausnhamefall anerkannt werden, wenn
- kein „echter" Frachtbrief (s. Beispiele oben) vorliegt
- und keine Spediteursbescheinigung nach amtlichem Muster (s.u.)nachgewiesener Maßen erlangt werden kann
- und vollständig korrekt ausgefüllt, insbesondere auch vom Empfänger im Feld 24 unterschrieben ist.
- CMR-Frachtbrief des Lieferanten muss diesem zeitnahzugesandt werden. Dies muss dokumentiert (Eingangsstempel o.ä.) werden.
- Frachtbrief ist 10 Jahre aufzubewahren.
Hinweis: Auch dazu enthält das bereits erwähnteUrteil des Bundesfinanzhofs vom 12. Mai 2009 dieserr strengen Auffassung widersprechende Äußerungen. Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs ist der CMR-Frachtbrief grundsätzlich als Versendungsnachweis anzuerkennen. Dies gilt nach Auffassung der obersten Bundesrichter auch dann, wenn die genannte Empfängerunterschrift im Feld 24 fehlt. Auch hier gilt, dass die Reaktion der Verwaltung auf das neue Urteil noch abzuwarten ist. Es ist jedoch ebenfalls davon auszugehen, dass an der einschränkenden Auffassung der Finanzverwaltung zur Akzeptanz des CMR-Frachtbriefs nicht mehr festgehalten werden kann.
- Spediteursbescheinigung: Soll nach amtlichem Muster ausgestellt werden (abrufbar über die seitliche Linkliste).
4. Besonderheit bei Neufahrzeugen, die an Privatpersonen geliefert werden
- Ergänzend zu den vorstehenden Nachweisen muss amtliche Zulassung zum Straßenverkehr des Kfz in anderem EU-Staat
- oder Erwerbsbesteuerung nachgewiesen werden.
Hinweis: Das dieser Checkliste zugrunde liegenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums sowie das in Teilen widersprechende Urteil des Bundesfinanzhofs steht über die seitliche Linkliste zum Abruf bereit. Dort finden Sie auch eine Weiterverweisung zu der ausführlichen IHK-Information für die Praxis "Belegnachweise bei Ausfuhren und innergemeinschaftlichen Lieferungen".
> zum Formular-Downloadbereich (Registrierung vorausgesetzt)
Checkliste für umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferungen
Lieferungen von Deutschland in einen Staat, der nicht der EU angehört (Drittland), sind unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit. Damit dem Lieferanten diese Umsatzsteuerbefreiung gewährt wird, sollte er v.a. folgende Punkte beachten:
1. Prüfen, ob die Lieferung in Deutschland umsatzsteuerbar ist
2. Prüfen, ob Voraussetzungen für eine umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung vorliegen
3. Beleg- und buchmäßige Nachweispflichten beachten
4. Anforderungen an die Ausgangsrechnung beachten
5. Ausländische Währung umrechnen
6. Erklärungs- und Meldepflichten beachten
7. Vorsteuerabzug geltend machen
1. Prüfen, ob die Lieferung in Deutschland umsatzsteuerbar ist
Falls nein: prüfen, ob die Lieferung im Bestimmungsland umsatzsteuerbar und ggf. umsatzsteuerpflichtig ist.
Falls ja, d.h., die Lieferung ist in Deutschland umsatzsteuerbar, folgende Punkte beachten:
2. Prüfen, ob Voraussetzungen für eine umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung vorliegen
Damit eine Lieferung von Deutschland in ein Drittland von der Umsatzsteuer befreit ist, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein (vgl. § 4 Nr. 1 Buchstabe a i. V. m. § 6 Umsatzsteuergesetz - UStG). Welche Voraussetzungen im Einzelnen erfüllt sein müssen, hängt davon ab, wer den Transport der gelieferten Ware in das Drittlandsgebiet durchgeführt bzw. veranlasst hat, d.h., wer die gelieferte Ware in das Drittlandsgebiet befördert oder versendet hat.
Hat der Lieferant die gelieferte Ware in das Drittlandsgebiet befördert oder versendet, muss nur eine Voraussetzung erfüllt sein, damit eine umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung vorliegt (vgl. § 6 Abs. 1 Nr. 1 UStG):
Hat dagegen der Kunde die gelieferte Ware in das Drittlandsgebiet befördert oder versendet, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein, damit eine umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung vorliegt (vgl. § 6 Abs. 1 Nr. 2 UStG):
Sind die genannten Voraussetzungen erfüllt und kann der Lieferant das Vorliegen dieser Voraussetzungen nachweisen (vgl. 3.), liegt in Deutschland eine umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung vor (in diesem Fall muss der Lieferant die folgenden Punkte 3 bis 7 beachten). Der Lieferant stellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Dies gilt auch in den Fällen, in denen die gelieferte Ware nicht direkt in Drittlandsgebiet ausgeführt, sondern vor der Ausfuhr dorthin durch einen oder mehrere Beauftragte des Kunden bearbeitet oder verarbeitet worden ist.
Erbringt der Lieferant in Verbindung mit der umsatzsteuerfreien Ausfuhrlieferung handelsübliche Nebenleistungen (z.B. Verpackung, Transport und/oder Versicherung der Ware), so sind diese Nebenleistungen ebenfalls umsatzsteuerfrei. In diesem Fall gilt der Grundsatz „Nebenleistungen teilen umsatzsteuerrechtlich das Schicksal der Hauptleistung“ (vgl. Abschnitt 3.10. Abs. 5 f Umsatzsteuer-Anwendungserlass - UStAE).
Hinweis: in folgenden Fällen muss der Lieferant Sonderregelungen beachten:
Was ein Unternehmer bei einer Ausfuhrlieferung im Einzelnen beachten muss, wird im folgenden Kapitel erläutert.
3. Beleg- und buchmäßige Nachweispflichten beachten
3.1 Belegmäßiger Nachweis bei Ausfuhrlieferungen
3.1.1 Versendungs- und Beförderungsfälle
Werden Ausfuhrlieferungen im elektronischen Ausfuhrverfahren ATLAS-Ausfuhr angemeldet, muss der Lieferant den Transport der gelieferten Ware in das Drittlandsgebiet durch den Ausgangs- oder Alternativ-Ausgangsvermerk nachweisen (vgl. §§ 9 und 10 UStDV). Dies gilt unabhängig davon, ob die Ware vom Lieferanten oder Abnehmer selbst transportiert wird (Beförderungsfall) oder zum Beispiel eine Spedition eingeschaltet ist (Versendungsfall). Ist es in einem Versendungsfall dem Lieferanten nicht möglich oder nicht zumutbar, den Ausfuhrnachweis in der beschriebenen Weise zu führen, kann er die Ausfuhr mit der so genannten weißen Spediteursbescheinigung nachweisen. Außerdem werden unter den genannten Voraussetzungen noch weitere Versendungsbelege akzeptiert. Dies sind insbesondere der handelsrechtliche Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet sein muss, das Konnossement, der Einlieferungsschein für im Postverkehr beförderte Sendungen oder deren Doppelstücke. In diesen Fällen muss der Beleg zusätzlich die Versendungsbezugsnummer der Auftragsanmeldung (Movement Reference Number – MRN) enthalten (vgl. § 10 Abs. 3 UStDV).
Ausfuhren, die nicht elektronisch angemeldet werden, müssen mit den o.g. Versendungsbelegen nachgewiesen werden ( § 10 Abs. 1 Nr. 2 UStDV i.V.m. Abschn. 6.7. UStAE).
In Beförderungsfällen, die nicht elektronisch angemeldet werden, muss der Lieferant den belegmäßigen Ausfuhrnachweis durch eine Ausfuhrbestätigung der Grenzzollstelle eines Mitgliedstaates, die den Ausgang des Gegenstandes aus dem Gemeinschaftsgebiet überwacht, erbringen (vgl. § 9 UStDV i.V.m. Abschn. 6.6. UStAE). Der Beleg, auf dem die Ausfuhr- oder Abfertigungsbestätigung der Zollstelle erfolgt, soll außerdem den Namen und die Anschrift des Lieferanten, die handelsübliche Bezeichnung und die Menge der ausgeführten Ware sowie den Ort und den Tag der Ausfuhr enthalten (vgl. § 9 Abs. 1 Nr. 2 UStDV).
Sonderregelungen gelten bei der Ausfuhr von Fahrzeugen, die für den Straßenverkehr zugelassen sind.
3.2. Buchmäßiger Nachweis bei Ausfuhrlieferungen Außerdem muss der Lieferant die Voraussetzungen für die Umsatzsteuerbefreiung einer Ausfuhrlieferung buchmäßig nachweisen. Die einzelnen Voraussetzungen müssen für jede Ausfuhrlieferung eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein (vgl. § 13 UStDV i.V.m. Abschn. 6.10. UStAE).
4. Anforderungen an die Ausgangsrechnung beachten
Die Rechnung über eine umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung wird ohne Umsatzsteuer ausgestellt. Neben den üblichen Angaben muss die Rechnung einen Hinweis auf die Umsatzsteuerfreiheit der Lieferung enthalten (z.B. „umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung“).
5. Ausländische Währung umrechnen
Rechnet ein Lieferant in einer ausländischen Währung ab, so muss er den Rechnungsbetrag für umsatzsteuerliche Zwecke in Euro umrechnen. Umrechnungen können entweder nach den amtlichen Briefkursen, die das Bundesfinanzministerium monatlich als Durchschnittskurse bekannt gibt, erfolgen oder - mit Genehmigung des Finanzamtes - nach den Tageskursen, die durch Bankmitteilung oder Kurszettel nachzuweisen sind (vgl. § 16 Abs. 6 UStG i.V.m. Abschn. 16.4. UStAE).
6. Erklärungs- und Meldepflichten beachten
Der Lieferant muss die Bemessungsgrundlagen, d.h. den Gesamtbetrag der Entgelte für seine umsatzsteuerfreien Ausfuhrlieferungen - ggf. zusammen mit anderen umsatzsteuerfreien Umsätzen, z.B. Lohnveredelungen an Gegenständen der Ausfuhr - in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuererklärung gesondert angeben.
7. Vorsteuerabzug geltend machen
Da die Umsatzsteuerbefreiung von Ausfuhrlieferungen den Vorsteuerabzug nicht ausschließt, darf der Lieferant - soweit er vorsteuerabzugsberechtigt ist - die deutschen Umsatzsteuerbeträge, die ihm im Zusammenhang mit einer umsatzsteuerfreien Ausfuhrlieferung berechnet werden, in seiner deutschen Umsatzsteuer-Voranmeldung als Vorsteuer abziehen (vgl. § 15 Abs. 3 Nr. 1 Buchstabe a UStG). So darf er z.B. den Umsatzsteuerbetrag, den ihm der Vorlieferant der umsatzsteuerfrei in Drittlandsgebiet weitergelieferten Ware berechnet, als Vorsteuer geltend machen.