Stand: 6. August 2009

A. Eingangsbemerkung B. Checkliste 1. Beförderungsfall (Lieferant transportiert selbst) 2. Beförderungsfall (Abnehmer holt selbst ab) 3. Versendungsfall 4. Besonderhei bei Neufahrzeuglieferungen an Privatpersonen

A. Eingangsbemerkung Das Bundesfinanzministerium hat am 6. Januar 2009 einen Erlass zu den Anforderungen an den Nachweis der Steuerbefreiung von innergemeinschaftlichen Lieferungen veröffentlicht. Nachfolgend finden Sie eine Checkliste der dort aufgestellten Beleganforderungen. Werden diese in dieser Form nicht erfüllt, kann die Steuerfreiheit im Einzelfall dennoch bei eindeutiger objektiver Sachlage oder unter Vertrauensschutzspekten anerkannt werden. Auch dazu enthält das über die seitliche Linkliste abrufbare Schreiben Hinweise. Die Praxis hat bereits gezeigt, dass die Anforderungen der Finanzverwaltung kaum erfüllbar sind. Ein jüngstes Urteil des Bundesfinanzhofs hat diesen in Teilen bereits auch widersprochen (s. Hinweise im Text). Für denjenigen, der sich jedoch unter dem Gesichtspunkt der Minimierung des Prüfungsrisikos hieran orientieren möchte, nachfolgend eine Übersicht der Anforderungen gemäß dem Erlass vom 6. Januar 2009:

B. Checkliste - Belege zum Nachweis der Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen

1. Beförderungsfall (Lieferant transportiert selbst)

• Doppel der Rechnung,
• Handelsüblicher Beleg, aus dem sich der Bestimmungsortergibt, zum Beispiel Lieferschein,
• Empfangsbestätigung des Abnehmers oder seines unselbständigen Beauftragten.

Erläuterungen:

• Bestimmungsort: EU-Staat und Ort, z.B. Stadt, Gemeinde muss genau bezeichnet sein. Wichtig: Dies gilt auch im Reihengeschäft!
• Empfangsbestätigung: Schriftlich mit Datum und Unterschrift.
• Verbindung des die Bestätigung Ausstellenden mit Abnehmer muss erkennbar sein, dazu erforderlich:
  • Identitätsfeststellung über Passkopie des Abnehmers oder Vertretungsberechtigten bzw. Beauftragen
  • Bei Vertretungsberechtigten, z.B. Geschäftsführer, zusätzliche Belege, aus denen sich dies ergibt. Bei gesetzlicher Vertretungsmacht z.B.  Handelsregisterauszug; bei rechtsgeschäftlicher Vertretungsmacht Vollmacht.
    (vgl. zur Einschränkung der Forderung nach dem Vollmachtserfordernis durch den Bundesfinanzhof unten den Hinweis unter 2. b) zu den Abholvollmachten!).

2. Beförderungsfall (Abnehmer holt selbst ab)

• Doppel der Rechnung,
• Handelsüblicher Beleg, aus dem sich der Bestimmungsortergibt, zum Beispiel Lieferschein,
• eine Empfangsbestätigung des Abnehmers oder seines unselbständigen Beauftragten,
• Versicherung des Abnehmers oder seines Beauftragten (Lkw-Fahrer), den Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet zu verbringen.

Erläuterungen:

• Bestimmungsort: EU-Staat und Ort, z.B. Stadt, Gemeinde muss bezeichnet sein.
• Empfangsbestätigung: Schriftlich mit Datum und Unterschrift.
• Verbindung des die Bestätigung Ausstellenden mit Abnehmer muss erkennbar sein, dazu erforderlich:
  • Identitätsfeststellung über Passkopie des Abnehmers oder Vertretungsberechtigten bzw. Beauftragen
  • Bei Vertretungsberechtigten, z.B. Geschäftsführer, zusätzliche Belege, aus denen sich dies ergibt. Bei gesetzlicher Vertretungsmacht z.B.  Handelsregisterauszug; bei rechtsgeschäftlicher Vertretungsmacht Vollmacht.
    (vgl. zur Einschränkung der Forderung nach dem Vollmachtserfordernis durch den Bundesfinanzhof unten den Hinweis unter 2. b) zu den Abholvollmachten!).
• Versicherung:  
  a) vom tatsächlichen Abholer
  • schriftlich,
  • mit Datum und Unterschrift,
  • Unterschrift muss über Passkopie nachprüfbar sein,
  • in deutscher Sprache,
  • Ort, an den Ware verbracht wird nach Land und  Ort genau bezeichnet.

b) Holt Abnehmer nicht selbst ab, sondern sein unselbständiger Beauftragter (z.B. angestellter Mitarbeiter)zusätzlich:

• • schriftliche Abholvollmacht des Beauftragten,
  • Vollmacht für die konkrete Abholung (allgemeine Vollmacht/Berechtigung Ware in Empfang zu nehmen nicht ausreichend),
  • Vollmacht muss Unterschrift des Kunden, d.h. des Vollmachtausstellers enthalten,
  • Unterschrift des Vollmachtausstellers unter Vollmacht muss über Passkopie des Vollmachtaussteller nachprüfbar sein,
  • zumindest bei Gesellschaften zusätzlich: Nachweis der gesetzlichen Vertretungsberechtigung des Vollmachtausstellers mittels Handelsregisterauszug.
    Wichtig: Der zuletzt genannten Forderung des Bundesfinanzministeriums nach Vorlage entsprechender Abholvollmachten wird in einem jüngst, dem Erlass zeitlich nachfolgenden Urteil des Bundesfinanzhofs vom 12. Mai 2009 (Aktenzeichen V R 65/06) widersprochen. Nach der ausdrücklichen Auffassung des Bundesfinanzhofs gehören entsprechende Abholvollmachten nicht zu den Regelanforderungen des Belegnachweises. Dies deckt sich mit der vielfachen Kritik der Wirtschaft an dem Erlass des Bundesfinanzministeriums. Die Reaktion der Verwaltung auf das neue Urteil ist noch abzuwarten. Es ist jedoch davon auszugehen, dass an dem Regelerfordernis entsprechender Vollmachten seitens der Verwaltung nicht mehr festgehalten werden kann.

3. Versendungsfall

• Das Doppel der Rechnung und
• einen Versendungsbeleg, insbesondere Frachtbrief (zum Beispiel Eisenbahnfrachtbrief, Luftfrachtbrief), Konnossement, Posteinlieferungsschein oder deren Doppelstücke, wenn sich aus ihnen die grenzüberschreitende Warenbewegung ergibt
• oder, für den Fall, dass die Originalversendungsbelege nicht zur Verfügung stehen durch einen sonstigen handelsüblichen Beleg, insbesondere durch eine Bescheinigung der beauftragten Spedition, der folgende Angaben enthält:
  • Name und Anschrift des Unternehmers sowie des Auftraggebers, wenn dieser nicht der Unternehmer ist,
  • handelsübliche Bezeichnung und Menge des verbrachten Gegenstandes,
  • Ort und Tag der Grenzüberschreitung oder Ort und Tag der Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet
  • Empfänger und Bestimmungsort,
  • Versicherung des Ausstellers, dass die Angaben in dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind,
  • Unterschrift des Ausstellers.

Erläuterungen:                            

• Frachtbrief: - Muss die Unterschrift des Empfängers tragen, - CMR-Frachtbriefkann nur im Ausnhamefall anerkannt werden, wenn
  • kein „echter" Frachtbrief (s. Beispiele oben) vorliegt
  • und keine Spediteursbescheinigung nach amtlichem Muster (s.u.)nachgewiesener Maßen erlangt werden kann
  • und vollständig korrekt ausgefüllt, insbesondere auch vom Empfänger im Feld 24 unterschrieben ist.
  • CMR-Frachtbrief des Lieferanten muss diesem zeitnahzugesandt werden. Dies muss dokumentiert (Eingangsstempel o.ä.) werden.
  • Frachtbrief ist 10 Jahre aufzubewahren.
    Hinweis: Auch dazu enthält das bereits erwähnteUrteil des Bundesfinanzhofs vom 12. Mai 2009 dieserr strengen Auffassung widersprechende Äußerungen. Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs ist der CMR-Frachtbrief grundsätzlich als Versendungsnachweis anzuerkennen. Dies gilt nach Auffassung der obersten Bundesrichter auch dann, wenn die genannte Empfängerunterschrift im Feld 24 fehlt. Auch hier gilt, dass die Reaktion der Verwaltung auf das neue Urteil noch abzuwarten ist. Es ist jedoch ebenfalls davon auszugehen, dass an der einschränkenden Auffassung der Finanzverwaltung zur Akzeptanz des CMR-Frachtbriefs nicht mehr festgehalten werden kann.
• Spediteursbescheinigung:  Soll nach amtlichem Muster ausgestellt werden (abrufbar über die seitliche Linkliste).

4. Besonderheit bei Neufahrzeugen, die an Privatpersonen geliefert werden

• Ergänzend zu den vorstehenden Nachweisen muss amtliche Zulassung zum Straßenverkehr des Kfz in anderem EU-Staat
• oder Erwerbsbesteuerung nachgewiesen werden.

Hinweis: Das dieser Checkliste zugrunde liegenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums sowie das in Teilen widersprechende Urteil des Bundesfinanzhofs steht über die seitliche Linkliste zum Abruf bereit. Dort finden Sie auch eine Weiterverweisung zu der ausführlichen IHK-Information für die Praxis "Belegnachweise bei Ausfuhren und innergemeinschaftlichen Lieferungen".

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